Aynı anda birden fazla görevi önceliklendirme (7 yöntem)

Ajanda sayfalarına alınmış notlar, iş arkadaşlarının gün içerisinde yolladığı e-posta ve mesajlar, masanızın üstü post-it mi kaynıyor? Aynı zamanda birden fazla görev ve yapılacak işler söz konusu olduğunda sadece zaman yönetimi teknikleriyle başarılı olmak neredeyse imkansız.

Görevlerini nasıl önceliklendireceğini bilmek hem iş yerinde stresle başa çıkmak için önemlidir hem de burn-out veya tükenmişlik sendromu gibi riskleri ortadan kaldırmaya yardımcı olur.

Her görevin önemli olduğunu düşünürsek, önceliklendirme nasıl yapılabilir?

Evet, ofiste yapılacak işleri düşününce her biri gözünüze önemli göründüğünde, bir görevin diğerine göre daha öncelikli olduğunu söylemek zor!

Aciliyet sırasına göre neye ihtiyaç duyulduğunu anlamanın anahtarı, kendinizi bunaltmak yerine bir adım geri atmak ve görevinize tarih sırası önce olmak üzere diğer unsurları göz önüne alarak bir öncelik listesi oluşturmak. Sakin ve akılcı bir göze sahip olmak için şunlar gerekli:

• Dikkatli olmak;
• Envanter tutmak;
• Netleştirmek;
• Yorumlamak.

Bunu başarmak ve görevlerinizi önceliklendirmeyi öğrenmek için tıpkı Pomodoro tekniği ve Kaizen yönteminde olduğu gibi kendinizi zamanınızı verimli şekilde dağıtmaya ve biraz yavaşlamaya zorlamanız gerekiyor🧘‍♀️.

Birden fazla işi aynı anda yürütmeye çalışırken en büyük düşmanınız, stres. Bu sefer, olayları belli bir perspektife koymak ve önem ve aciliyet kavramlarını başka bir açıdan değerlendirmek gerekiyor.

Aciliyet ve önem: Eisenhower Matrisi

İnsan acelesi olduğunda daha fazla hata yapabilir. Dengeyi öğrenmek ve metodik olmak, görevlerimizi öncelik sırasına koymak için en iyi müttefiklerimiz olacak. 

Bunu yapmak için, Eisenhower matrisine göre 4 temel görev türü olduğunu bilmelisiniz:

• Acil 🔥
• Önemli ⚠️
• Acil değil ➡️
• Önemli değil ⏸️

➜ Bu matris, görevleri daha iyi öncelik sırasına koymak için sınıflandırmayı mümkün kılar.

Çoklu görevler ve önceliklendirme yöntemleri

Görevlere nasıl öncelik vereceğinizi bildiğinizde, görevlerin aciliyetini nasıl değerlendireceğinizi de bilirsiniz, ancak bununla sınırlı kalmaz. Zamanımızın dağılımı, bir şeyi yapmak için gereken süre ve esneklik artık bizim için sır değil 🤓. Bize tüm bunları nasıl yapacağımızı öğreten yöntemler var.

1. “To-do list” veya “yapılacaklar listesi”

Evet ünlü “to-do list”! Ne yapmamız gerektiğini anlamak için bize sıradan gelen küçük şeyler de dahil olmak üzere her şeyi yazıya dökmek gerekiyor 🤔 Bu yöntemi kullanırken bireysel hayatınıza ait noktaları da not edebilirsiniz.  To-do list yöntemi ile ilgili en güzel şey görev ve yapılacak işlerin hepsini bir araya getirebiliyor olması! Böylece daha bütünsel bir bakış açısına sahip olabiliyorsunuz.

➜ Örneğin, bir sonraki müşteri toplantımızın hemen yanındaki postaneden bir paket almamız gerekebilir! To-do list böyle kısa yolları ve taktikleri akıl edebilmek için oldukça yararlı.

Her şey To-do list’e not edildikten sonra, önceliklendirme genellikle her görevin aciliyetine, önemine, süresine ve sonuçlarına göre yapılır.

2. Hedefleri açıkça netleştirmek

Görevlerimizi düzenlememiz gerekiyorsa, bunu nedeni daha uzun vadeli bir hedefe ulaşmaktır. Dolayısıyla uzun vadedeki hedefleri her zaman akılda tutmak ve göz önünde bulundurabilmek için önce bu hedefleri açıkça belirlemek ve netleştirmek önemlidir 🔍. Hedefleri belirlemek, önce ne yapılması gerektiğini, neyin acil veya önemli olduğunu bilmemizi kolaylaştıracaktır.

3. Ana hedefi parçalara ayırmak

Ana hedeflerimiz belirlendikten sonra, nihai hedefimize ulaşmak adına onları daha küçük hedeflere parçalamak gerek. Böylece ana hedeften yola çıkarak alt hedefler oluşturmak mümkün olacaktır. Bu alt hedefleri yıllık, aylık ve hatta haftalık olarak planlayabileceksiniz. Hatta teslim tarihlerini de planlayabileceğiz 📅.

4. Görevleri zamanında düzenlemek

Bir görevin acil olup olmadığını, yani öncelikli olup olmadığını ancak bu görevi yerine getirmenin zamanı geldiğinde anlayabiliriz. Bir işi yapmak için son tarihi belirlemek istiyorsak önce bize bir teslim tarihi gerekir, öyle değil mi?

Yine bir zaman yönetimi tekniği olan, MIT yöntemi (Most Important Tasks); bize gün içinde tamamlanması gereken en önemli 3 görevi belirlemek gerektiğini söyler ✅.

➜ En önemli işleri seçmek için kendinize, nihai hedef üzerinde en çok hangisinin etki edeceğini sormalısınız. Gün içinde bunlardan hangi 3 tanesini bitirebilirsiniz?

5. Birbiri ile çakışan önceliklerden kaçınmak

Beklenmedik bir e-posta veya çeşitli dikkat dağıtıcı şeylerden kaçınmak için, yaptığınız işe ayrılan zamana saygı göstermek önemlidir. Etkili bir çalışma sistemi için düzenli molalar vermek de en az o kadar önemlidir. Tıpkı gelen e-postaların yönetimi ve paralel olan öncelikleri düşünmeniz gerektiği gibi. 

Ofis saatleri içinde bu unsurları sürekli hesaba katarak daha az dikkat dağınıklığı yaşayacaksınız. Her işe günlük bir zaman ayırarak, onları programınıza sorunsuz bir şekilde entegre edebilirsiniz.

6. Kendi ritminizi farkında olmak

“Yapılacaklar listenize” ve programınıza baktığınızda, iş yerinde stresten bunalmak çok kolaydır. Bunun olmasını engellemek için kendinize güvenmeniz önemlidir 🤗.

Kendinize olan güveninizin ayakta kalması ve giderek gelişmesi için ise başarısız olacağınız hedefleri kendinize empoze etmemeniz gerekir. Kendinizi iyi tanıyarak ve bir görevi yapmak için gereken süre hakkında bir fikre sahip olarak, bunu başarabilirsiniz. İş yapış hızınızı ve aşırı iş yükü nedeniyle tükenmemek için ihtiyacınız olan molalar kadar ritmimizi de hesaba katmak gerekiyor.

7. Sürekli olarak tekrar değerlendirme yapmak

Şirket içerisinde her ekibin sık sık değerlendirme toplantısı yapma nedeni tam da budur. Sürekli olarak gelişmemizi ve farklı görevlerimize nasıl öncelik vereceğimizi bilmemizi sağlayan şey, sistematik olarak bir adım geri atmak ve büyük çerçevede neler olup bittiğini bir değerlendirmek. Bu yeniden değerlendirme sayesinde, yeni eklenen işler veya gelişmeler de dahil olmak üzere sahip olduğunuz tüm görevlerin aciliyetini ve önceliğini kontrol edebilirsiniz.

🤩Bu makaleler de ilgini çekebilir!

🔗 İş hayatında dinleme becerileri: Aktif dinleme

🔗 Neden seni tercih etmeliler? Mülakatta nasıl cevap vermelisin?

🔗 9 toksik yönetici davranışı