Aynı anda birden fazla görevi önceliklendirme (7 yöntem)

tarihinde Damla KOLLUOGLU, Wengood yazarı tarafından güncellendi

Zaman yönetimi, görev listenizde yapmanız gereken işleri tarih sırasına göre dizmekten çok daha fazlası. İş hayatında organize olmak ve zaman yönetiminin başarılı şekilde uygulanması için önceliklendirme anahtar kelime. Yapılacak işleri ve görevleri aynı anda sürdürmek kolay bir şey değil. Ancak önceliklendirme iş yerinde fazla iş yükünü dengeli bir şekilde yönetebilmek için size yardımcı olur. Bunu başarmanın farklı yolları var elbet ancak önemli olan her şeyden önceliklendirmenin öğrenilebilecek bir şey olduğunu idrak etmek. Çoklu görevler arasında geçiş yapmaya ve stres veya dikkat eksikliği gibi sorunlar yaşamaya son!

Aynı anda birden fazla görevi önceliklendirme (7 yöntem)
Özet

Ajanda sayfalarına alınmış notlar, iş arkadaşlarının gün içerisinde yolladığı e-posta ve mesajlar, masanızın üstü post-it mi kaynıyor? Aynı zamanda birden fazla görev ve yapılacak işler söz konusu olduğunda sadece zaman yönetimi teknikleriyle başarılı olmak neredeyse imkansız.

Görevlerini nasıl önceliklendireceğini bilmek hem iş yerinde stresle başa çıkmak için önemlidir hem de burn-out veya tükenmişlik sendromu gibi riskleri ortadan kaldırmaya yardımcı olur.

Her görevin önemli olduğunu düşünürsek, önceliklendirme nasıl yapılabilir?

Evet, ofiste yapılacak işleri düşününce her biri gözünüze önemli göründüğünde, bir görevin diğerine göre daha öncelikli olduğunu söylemek zor!

Aciliyet sırasına göre neye ihtiyaç duyulduğunu anlamanın anahtarı, kendinizi bunaltmak yerine bir adım geri atmak ve görevinize tarih sırası önce olmak üzere diğer unsurları göz önüne alarak bir öncelik listesi oluşturmak. Sakin ve akılcı bir göze sahip olmak için şunlar gerekli:

  • Dikkatli olmak;
  • Envanter tutmak;
  • Netleştirmek;
  • Yorumlamak.

Bunu başarmak ve görevlerinizi önceliklendirmeyi öğrenmek için tıpkı Pomodoro tekniği ve Kaizen yönteminde olduğu gibi kendinizi zamanınızı verimli şekilde dağıtmaya ve biraz yavaşlamaya zorlamanız gerekiyor🧘‍♀️.

Birden fazla işi aynı anda yürütmeye çalışırken en büyük düşmanınız, stres. Bu sefer, olayları belli bir perspektife koymak ve önem ve aciliyet kavramlarını başka bir açıdan değerlendirmek gerekiyor.

Aciliyet ve önem: Eisenhower Matrisi

İnsan acelesi olduğunda daha fazla hata yapabilir. Dengeyi öğrenmek ve metodik olmak, görevlerimizi öncelik sırasına koymak için en iyi müttefiklerimiz olacak. 

Bunu yapmak için, Eisenhower matrisine göre 4 temel görev türü olduğunu bilmelisiniz:

  • Acil 🔥
  • Önemli ⚠️
  • Acil değil ➡️
  • Önemli değil ⏸️

➜ Bu matris, görevleri daha iyi öncelik sırasına koymak için sınıflandırmayı mümkün kılar.

eisenhower matrisi

Çoklu görevler ve önceliklendirme yöntemleri

Görevlere nasıl öncelik vereceğinizi bildiğinizde, görevlerin aciliyetini nasıl değerlendireceğinizi de bilirsiniz, ancak bununla sınırlı kalmaz. Zamanımızın dağılımı, bir şeyi yapmak için gereken süre ve esneklik artık bizim için sır değil 🤓. Bize tüm bunları nasıl yapacağımızı öğreten yöntemler var.

1. “To-do list” veya “yapılacaklar listesi”

Evet ünlü “to-do list”! Ne yapmamız gerektiğini anlamak için bize sıradan gelen küçük şeyler de dahil olmak üzere her şeyi yazıya dökmek gerekiyor 🤔 Bu yöntemi kullanırken bireysel hayatınıza ait noktaları da not edebilirsiniz.  To-do list yöntemi ile ilgili en güzel şey görev ve yapılacak işlerin hepsini bir araya getirebiliyor olması! Böylece daha bütünsel bir bakış açısına sahip olabiliyorsunuz.

➜ Örneğin, bir sonraki müşteri toplantımızın hemen yanındaki postaneden bir paket almamız gerekebilir! To-do list böyle kısa yolları ve taktikleri akıl edebilmek için oldukça yararlı.

Her şey To-do list’e not edildikten sonra, önceliklendirme genellikle her görevin aciliyetine, önemine, süresine ve sonuçlarına göre yapılır.

2. Hedefleri açıkça netleştirmek

Görevlerimizi düzenlememiz gerekiyorsa, bunu nedeni daha uzun vadeli bir hedefe ulaşmaktır. Dolayısıyla uzun vadedeki hedefleri her zaman akılda tutmak ve göz önünde bulundurabilmek için önce bu hedefleri açıkça belirlemek ve netleştirmek önemlidir 🔍. Hedefleri belirlemek, önce ne yapılması gerektiğini, neyin acil veya önemli olduğunu bilmemizi kolaylaştıracaktır.

3. Ana hedefi parçalara ayırmak

Ana hedeflerimiz belirlendikten sonra, nihai hedefimize ulaşmak adına onları daha küçük hedeflere parçalamak gerek. Böylece ana hedeften yola çıkarak alt hedefler oluşturmak mümkün olacaktır. Bu alt hedefleri yıllık, aylık ve hatta haftalık olarak planlayabileceksiniz. Hatta teslim tarihlerini de planlayabileceğiz 📅.

4. Görevleri zamanında düzenlemek

Bir görevin acil olup olmadığını, yani öncelikli olup olmadığını ancak bu görevi yerine getirmenin zamanı geldiğinde anlayabiliriz. Bir işi yapmak için son tarihi belirlemek istiyorsak önce bize bir teslim tarihi gerekir, öyle değil mi?

Yine bir zaman yönetimi tekniği olan, MIT yöntemi (Most Important Tasks); bize gün içinde tamamlanması gereken en önemli 3 görevi belirlemek gerektiğini söyler ✅.

➜ En önemli işleri seçmek için kendinize, nihai hedef üzerinde en çok hangisinin etki edeceğini sormalısınız. Gün içinde bunlardan hangi 3 tanesini bitirebilirsiniz?

5. Birbiri ile çakışan önceliklerden kaçınmak

Beklenmedik bir e-posta veya çeşitli dikkat dağıtıcı şeylerden kaçınmak için, yaptığınız işe ayrılan zamana saygı göstermek önemlidir. Etkili bir çalışma sistemi için düzenli molalar vermek de en az o kadar önemlidir. Tıpkı gelen e-postaların yönetimi ve paralel olan öncelikleri düşünmeniz gerektiği gibi. 

Ofis saatleri içinde bu unsurları sürekli hesaba katarak daha az dikkat dağınıklığı yaşayacaksınız. Her işe günlük bir zaman ayırarak, onları programınıza sorunsuz bir şekilde entegre edebilirsiniz.

6. Kendi ritminizi farkında olmak

“Yapılacaklar listenize” ve programınıza baktığınızda, iş yerinde stresten bunalmak çok kolaydır. Bunun olmasını engellemek için kendinize güvenmeniz önemlidir 🤗.

Kendinize olan güveninizin ayakta kalması ve giderek gelişmesi için ise başarısız olacağınız hedefleri kendinize empoze etmemeniz gerekir. Kendinizi iyi tanıyarak ve bir görevi yapmak için gereken süre hakkında bir fikre sahip olarak, bunu başarabilirsiniz. İş yapış hızınızı ve aşırı iş yükü nedeniyle tükenmemek için ihtiyacınız olan molalar kadar ritmimizi de hesaba katmak gerekiyor.

7. Sürekli olarak tekrar değerlendirme yapmak

Şirket içerisinde her ekibin sık sık değerlendirme toplantısı yapma nedeni tam da budur. Sürekli olarak gelişmemizi ve farklı görevlerimize nasıl öncelik vereceğimizi bilmemizi sağlayan şey, sistematik olarak bir adım geri atmak ve büyük çerçevede neler olup bittiğini bir değerlendirmek. Bu yeniden değerlendirme sayesinde, yeni eklenen işler veya gelişmeler de dahil olmak üzere sahip olduğunuz tüm görevlerin aciliyetini ve önceliğini kontrol edebilirsiniz.

🤩Bu makaleler de ilgini çekebilir!

🔗 İş hayatında dinleme becerileri: Aktif dinleme

🔗 Neden seni tercih etmeliler? Mülakatta nasıl cevap vermelisin?

🔗 9 toksik yönetici davranışı

Yazar notu: görevleri önceliklendirmek iş yerinde stresten kaçınmanızı sağlar.

İşlerinize nasıl öncelik vereceğinizi bilemediğinizde, her şeyi aynı anda ve hemen yapmak istersiniz ve stres başlar. Özellikle her yerde olmayı isteyerek hiçbir yerde olamadığın için...

Önceliklendirme bu nedenle sakin ve verimli çalışmanıza izin verir.

🤗"KENDİNİ DİNLE, KABUL ET VE MUTLU OL! HEMEN ŞİMDİ, BAŞLA..."
#BornToBeMe

Kaleme alan Damla KOLLUOGLU, Wengood yazarı

Kahkahası ile meşhur, hayatı olabildiğince tiye alan birisi... Sloganı: aslında çok basit... Ne istiyor: Herşeyin çok ciddiye alınmadığı ve hayat sevincinin esas alındığı bir dünya...

En yeni makaleler

Yemekten önce meyve yemek sağlık mı? | Meyve nasıl yenmeli?

Akşam yemeklerinin ardından meyve yerseniz, bu oldukça sağlıksız bir tercih olur desek? Şaşırır mıydınız? Beslenme uzmanları, yemeklerden önce, meyve aç karnına tüketilince çok daha faydalı diyor ve hatta ekliyor; “yemekten sonra meyve yemenin sindirim sistemini olumsuz etkilediğini biliyoruz. Ayrıca içerdikleri şeker miktarı dolayısıyla tek başına ayrı bir öğün sayılan meyve, atıştırmalık olarak yemekten sonra tüketildiğinde kilo almanıza neden oluyor.”

Güne başlarken ihtiyacımız olan olumlamalar | 20 pozitif cümle

Sabah uyandığında zihnin önce negatif düşüncelerle dolabilir. Geçmişteki olayları hatırlarmaya başlarız. Çoğumuz oldukça erken saatte uyanmak zorunda olduğumuz için, bir önceki günün yorgunluğunu atamamış olabiliyoruz ve negatif enerjiden etkileniyoruz. Ne yazık ki, önce bir "öff!" ile güne başlıyoruz. Yazık, çünkü sabahları beynimiz günün herhangi bir saatinden çok daha iyi çalışır. O halde zihnimizi olumlu bir güne hazırlamak ve güne başlamak için olumlama cümleleri sabahları çok daha etkili!😊

Canınız sıkıldığında yapılacak şeyler (Evde yapılacak 10 fikir)

Netflix ve Youtube'da izlenecek içerik kalmadığında, kendinizi buzdolabıyla kanepe arasında gidip gelirken bulursunuz ve duvarlar üstünüze gelmeye başlar. Can sıkıntısı, moralinizi de ele geçirmeye başlıyor. Ama endişelenmeyin yalnız değilsiniz! Eninde sonunda can sıkıntısı hepimizi vuruyor ve o tekdüzeliğe girdikten sonra kendinizi eğlendirmek için yaratıcı yollar bulmak imkansızmış gibi geliyor. Canın sıkıldığında yapabileceğin en iyi şeyleri bir araya topladık.

Ayrılık mesajı nasıl yazılır? | Duygu dolu ayrılık mesajları

Ayrılma kararı vermek ve bunu açıklamak romantik bir ilişkinin ardından oldukça zor bir süreçtir. Ayrılığın verdiği kopuş ve kaybetme duygusu ile başa çıkmak, kendini doğru ve eksiksiz ifade etmek ve karşı tarafı incitmemek önemli. Duygu dolu satırları kaleme almak için belki de biraz ilhama ihtiyacınız var. En duygusal ayrılık mesajları, incitmeden dürüst olanlardır. İşte bu durumda kullanabileceğiniz 6 örnek ayrılık mesajı!

Bronzlaşmak için yardımınıza yetişecek 7 besin

Yaz ayları hiçbir şey pürüzsüz bronzlaşmış bir ten gibi olamaz. Güneşin altında sere serpe yatarken sağlıklı bronzlaşmanıza yardımcı bir takım besin maddeleri mevcut. Evet, bronz bir tene güneşe çıkmadan önce tüketebileceğiniz besinlerle de ulaşmanız mümkün. Bronzluk çizgileri, ağrılı güneş yanıklar, ölü deriler veya soyulan ciltler yok. Aynı zamanda bu besinler ile cilt kanseri ve güneş lekelerinin de önüne geçebileceksiniz. İyi bir güneş kremi ve belli beslenme alışkanlıkları, sağlıklı şekilde bronzlaşmak ve cildin korunmasında size yardımcı olacak.

🆘 Güneş yanığı nasıl geçer? Güneş yanığına ne iyi gelir?

Farketmeden gerçekleşen güneş yanığı sezonu başladı! Bahardan yaza adım atarken bu geçiş döneminde çoğumuz güneşli günlerin tadını çıkarmak için dışarıda daha fazla vakit geçiriyoruz. Ancak yaz mevsiminde dışarıda geçirilen bu saatlerin yanı sıra, genellikle kaçınılmaz olan bir şey daha var: güneş yanığı! Çantamıza yedek hırka koymak ile yanımızda güneş kremi bulundurmak arasında kafalar karışık olunca, istenmeyen güneş yanıkları oluşabiliyor. Neyse ki yanma hissi, kaşıntı ve soyulmaları hafifletmek için kullanabileceğiniz pek çok yöntem var. Güneş yanığı olmuş cildinizi iyileştirmeye ve yatıştırmaya yardımcı olabilecek yöntemler hakkında bilgi edinmek için okumaya devam edin! 😎

"Seni seviyorum" demeden onu sevdiğini göstermek

"Seni seviyorum". Neden bu iki kelime bu kadar kafana takılıyor? Bu sihirli cümleyi söylemek zorunda kalmadan da duygularını ifade etmenin pek çok yolu var. Gün içindeki davranışlara, bakışlara ve hareketlere dikkat edin, ilan-ı aşklar işte oralarda gizli. Onları bulabilir misiniz? "Seni seviyorum" demeden onu sevdiğini nasıl söylersin? Mesajınızı iletmek için 7 ipucu veriyoruz!

21 gün kuralı doğru mu? Alışkanlık, kurtulma veya kazanma

Sigarayı bırakmak, meditasyona başlamak, yürüyüş yapmak veya daha erken kalkmak gibi yeni hedefleri kendine koyup bir türlü istikrar tutturamıyor musun? Merak etme alışkanlıklardan kurtulma ve yeni bir alışkanlık edinme sandığından daha zor. Kişisel gelişim guruları bize eylemlerin 21 gün boyunca sürerse alışkanlık haline gelebileceğini söylüyor. Bunun adı: 21 gün kuralı. Üç kısa hafta, bazen yıllardır benimsenen kalıpları değiştirmek için gerçekten yeterli mi? Sizler için araştırdık.

İlişkimde mutsuzum, ne yapmalıyım?

Cicim aylarının büyüsü ortadan kalktı, karnındaki kelebekler yok oldu ve heyacan azaldı. Bir ilişki içinde olmak, bizi yükselten bir hayat arkadaşına sahip olmak anlamına gelir. Sen nasıl hissediyorsun? Mutsuz, umutsuz, depresif, yorgun? Veya anlaşılmadığını düşünüyorsun? Hayat arkadaşınızın sizi güldürmekten çok ağlattığını anladığınız anda, ilişkiyi sorgulamak meşrudur... Ama gemileri yakmadan ve çekip gitmeden önce, bilin ki çözümler de mümkün! İlişkimde mutlu değilim, ne yapmalıyım diye soruyorsan doğru yerdesin.

Romantik ilişkilerde şiddetsiz iletişim nasıl kullanılır?

Birbiriyle çelişen tartışmaları, eleştirileri, küçümseyici ifadeleri, karşı saldırıları veya kaçışları önlemek için sağlıklı iletişim kurmak çok önemlidir. Söz konusu seçilmiş romantik partneriniz ile anlaşmazlıklar ve yanlış anlamalar olunca boşvermek çok daha zor olup meseleler de çok daha çeşitli hale gelebilir. Peki bir çift olarak birbirinizle konuşmayı nasıl öğrenirsiniz? İlişkinizin yıpranmaması için şiddetsiz iletişim, mutlu bir çiftin anahtarı sayılabilir.

🎧 Spotify

İşe gidip gelirken, yürüyüşe çıkarken, yemek yaparken veya uyumadan önce size eşlik etsin. Wengood Podcast serisi: RDV Coaching'i kaçırma! 

#3 | Algı yönetimi nedir? Uydumculuk psikolojisi ve soru sorma becerisi #algı #ikna #sorgulama

Ekim 2022 · RDV Coaching | Wengood

29:12

🎥 Youtube

Aslı ile Yoga seansları!

🎥 Youtube

Mentor Özlem Şen ile RDVCoaching serisi 

Kanala 💜abone ol , 🔔 bildirim zilini aç ve tabii, 👍videoları beğenmeyi ve ✍🏻 bize yorumlardan ulaşarak hangi konularda içerik istediğini söylemeyi unutma!

Ayrıca: En sevilen içerikler, günlük mutluluk, destek ve motivasyon dozları için; 

Instagram📸

📍Pinterest