Aynı anda birden fazla görevi önceliklendirme (7 yöntem)

tarihinde Damla KOLLUOGLU, Wengood yazarı tarafından güncellendi

Zaman yönetimi, görev listenizde yapmanız gereken işleri tarih sırasına göre dizmekten çok daha fazlası. İş hayatında organize olmak ve zaman yönetiminin başarılı şekilde uygulanması için önceliklendirme anahtar kelime. Yapılacak işleri ve görevleri aynı anda sürdürmek kolay bir şey değil. Ancak önceliklendirme iş yerinde fazla iş yükünü dengeli bir şekilde yönetebilmek için size yardımcı olur. Bunu başarmanın farklı yolları var elbet ancak önemli olan her şeyden önceliklendirmenin öğrenilebilecek bir şey olduğunu idrak etmek. Çoklu görevler arasında geçiş yapmaya ve stres veya dikkat eksikliği gibi sorunlar yaşamaya son!

Aynı anda birden fazla görevi önceliklendirme (7 yöntem)
Özet

Ajanda sayfalarına alınmış notlar, iş arkadaşlarının gün içerisinde yolladığı e-posta ve mesajlar, masanızın üstü post-it mi kaynıyor? Aynı zamanda birden fazla görev ve yapılacak işler söz konusu olduğunda sadece zaman yönetimi teknikleriyle başarılı olmak neredeyse imkansız.

Görevlerini nasıl önceliklendireceğini bilmek hem iş yerinde stresle başa çıkmak için önemlidir hem de burn-out veya tükenmişlik sendromu gibi riskleri ortadan kaldırmaya yardımcı olur.

Her görevin önemli olduğunu düşünürsek, önceliklendirme nasıl yapılabilir?

Evet, ofiste yapılacak işleri düşününce her biri gözünüze önemli göründüğünde, bir görevin diğerine göre daha öncelikli olduğunu söylemek zor!

Aciliyet sırasına göre neye ihtiyaç duyulduğunu anlamanın anahtarı, kendinizi bunaltmak yerine bir adım geri atmak ve görevinize tarih sırası önce olmak üzere diğer unsurları göz önüne alarak bir öncelik listesi oluşturmak. Sakin ve akılcı bir göze sahip olmak için şunlar gerekli:

  • Dikkatli olmak;
  • Envanter tutmak;
  • Netleştirmek;
  • Yorumlamak.

Bunu başarmak ve görevlerinizi önceliklendirmeyi öğrenmek için tıpkı Pomodoro tekniği ve Kaizen yönteminde olduğu gibi kendinizi zamanınızı verimli şekilde dağıtmaya ve biraz yavaşlamaya zorlamanız gerekiyor🧘‍♀️.

Birden fazla işi aynı anda yürütmeye çalışırken en büyük düşmanınız, stres. Bu sefer, olayları belli bir perspektife koymak ve önem ve aciliyet kavramlarını başka bir açıdan değerlendirmek gerekiyor.

Aciliyet ve önem: Eisenhower Matrisi

İnsan acelesi olduğunda daha fazla hata yapabilir. Dengeyi öğrenmek ve metodik olmak, görevlerimizi öncelik sırasına koymak için en iyi müttefiklerimiz olacak. 

Bunu yapmak için, Eisenhower matrisine göre 4 temel görev türü olduğunu bilmelisiniz:

  • Acil 🔥
  • Önemli ⚠️
  • Acil değil ➡️
  • Önemli değil ⏸️

➜ Bu matris, görevleri daha iyi öncelik sırasına koymak için sınıflandırmayı mümkün kılar.

eisenhower matrisi

Çoklu görevler ve önceliklendirme yöntemleri

Görevlere nasıl öncelik vereceğinizi bildiğinizde, görevlerin aciliyetini nasıl değerlendireceğinizi de bilirsiniz, ancak bununla sınırlı kalmaz. Zamanımızın dağılımı, bir şeyi yapmak için gereken süre ve esneklik artık bizim için sır değil 🤓. Bize tüm bunları nasıl yapacağımızı öğreten yöntemler var.

1. “To-do list” veya “yapılacaklar listesi”

Evet ünlü “to-do list”! Ne yapmamız gerektiğini anlamak için bize sıradan gelen küçük şeyler de dahil olmak üzere her şeyi yazıya dökmek gerekiyor 🤔 Bu yöntemi kullanırken bireysel hayatınıza ait noktaları da not edebilirsiniz.  To-do list yöntemi ile ilgili en güzel şey görev ve yapılacak işlerin hepsini bir araya getirebiliyor olması! Böylece daha bütünsel bir bakış açısına sahip olabiliyorsunuz.

➜ Örneğin, bir sonraki müşteri toplantımızın hemen yanındaki postaneden bir paket almamız gerekebilir! To-do list böyle kısa yolları ve taktikleri akıl edebilmek için oldukça yararlı.

Her şey To-do list’e not edildikten sonra, önceliklendirme genellikle her görevin aciliyetine, önemine, süresine ve sonuçlarına göre yapılır.

2. Hedefleri açıkça netleştirmek

Görevlerimizi düzenlememiz gerekiyorsa, bunu nedeni daha uzun vadeli bir hedefe ulaşmaktır. Dolayısıyla uzun vadedeki hedefleri her zaman akılda tutmak ve göz önünde bulundurabilmek için önce bu hedefleri açıkça belirlemek ve netleştirmek önemlidir 🔍. Hedefleri belirlemek, önce ne yapılması gerektiğini, neyin acil veya önemli olduğunu bilmemizi kolaylaştıracaktır.

3. Ana hedefi parçalara ayırmak

Ana hedeflerimiz belirlendikten sonra, nihai hedefimize ulaşmak adına onları daha küçük hedeflere parçalamak gerek. Böylece ana hedeften yola çıkarak alt hedefler oluşturmak mümkün olacaktır. Bu alt hedefleri yıllık, aylık ve hatta haftalık olarak planlayabileceksiniz. Hatta teslim tarihlerini de planlayabileceğiz 📅.

4. Görevleri zamanında düzenlemek

Bir görevin acil olup olmadığını, yani öncelikli olup olmadığını ancak bu görevi yerine getirmenin zamanı geldiğinde anlayabiliriz. Bir işi yapmak için son tarihi belirlemek istiyorsak önce bize bir teslim tarihi gerekir, öyle değil mi?

Yine bir zaman yönetimi tekniği olan, MIT yöntemi (Most Important Tasks); bize gün içinde tamamlanması gereken en önemli 3 görevi belirlemek gerektiğini söyler ✅.

➜ En önemli işleri seçmek için kendinize, nihai hedef üzerinde en çok hangisinin etki edeceğini sormalısınız. Gün içinde bunlardan hangi 3 tanesini bitirebilirsiniz?

5. Birbiri ile çakışan önceliklerden kaçınmak

Beklenmedik bir e-posta veya çeşitli dikkat dağıtıcı şeylerden kaçınmak için, yaptığınız işe ayrılan zamana saygı göstermek önemlidir. Etkili bir çalışma sistemi için düzenli molalar vermek de en az o kadar önemlidir. Tıpkı gelen e-postaların yönetimi ve paralel olan öncelikleri düşünmeniz gerektiği gibi. 

Ofis saatleri içinde bu unsurları sürekli hesaba katarak daha az dikkat dağınıklığı yaşayacaksınız. Her işe günlük bir zaman ayırarak, onları programınıza sorunsuz bir şekilde entegre edebilirsiniz.

6. Kendi ritminizi farkında olmak

“Yapılacaklar listenize” ve programınıza baktığınızda, iş yerinde stresten bunalmak çok kolaydır. Bunun olmasını engellemek için kendinize güvenmeniz önemlidir 🤗.

Kendinize olan güveninizin ayakta kalması ve giderek gelişmesi için ise başarısız olacağınız hedefleri kendinize empoze etmemeniz gerekir. Kendinizi iyi tanıyarak ve bir görevi yapmak için gereken süre hakkında bir fikre sahip olarak, bunu başarabilirsiniz. İş yapış hızınızı ve aşırı iş yükü nedeniyle tükenmemek için ihtiyacınız olan molalar kadar ritmimizi de hesaba katmak gerekiyor.

7. Sürekli olarak tekrar değerlendirme yapmak

Şirket içerisinde her ekibin sık sık değerlendirme toplantısı yapma nedeni tam da budur. Sürekli olarak gelişmemizi ve farklı görevlerimize nasıl öncelik vereceğimizi bilmemizi sağlayan şey, sistematik olarak bir adım geri atmak ve büyük çerçevede neler olup bittiğini bir değerlendirmek. Bu yeniden değerlendirme sayesinde, yeni eklenen işler veya gelişmeler de dahil olmak üzere sahip olduğunuz tüm görevlerin aciliyetini ve önceliğini kontrol edebilirsiniz.

🤩Bu makaleler de ilgini çekebilir!

🔗 İş hayatında dinleme becerileri: Aktif dinleme

🔗 Neden seni tercih etmeliler? Mülakatta nasıl cevap vermelisin?

🔗 9 toksik yönetici davranışı

Yazar notu: görevleri önceliklendirmek iş yerinde stresten kaçınmanızı sağlar.

İşlerinize nasıl öncelik vereceğinizi bilemediğinizde, her şeyi aynı anda ve hemen yapmak istersiniz ve stres başlar. Özellikle her yerde olmayı isteyerek hiçbir yerde olamadığın için...

Önceliklendirme bu nedenle sakin ve verimli çalışmanıza izin verir.

🤗"KENDİNİ DİNLE, KABUL ET VE MUTLU OL! HEMEN ŞİMDİ, BAŞLA..."
#BornToBeMe

Kaleme alan Damla KOLLUOGLU, Wengood yazarı

Kahkahası ile meşhur, hayatı olabildiğince tiye alan birisi... Sloganı: aslında çok basit... Ne istiyor: Herşeyin çok ciddiye alınmadığı ve hayat sevincinin esas alındığı bir dünya...

En yeni makaleler

“Neden çekingenim?” Utangaçlık nasıl yenilir? (6 madde)

Kişilik özellikleri utangaç olan insanlar sosyal ortamlarda kendilerini ifade ederken olduklarını ortaya koymaktan çekinebilirler. Utangaç kişilerden sık sık duyacağınız şikayetlerden biri sosyal beceri eksikliği olacaktır. Topluluk içinde konuşma ya da yeni insanlarla tanışma fikri utangaç insanlar için kaygı ve korku sebebi. Kırmızı bir surat, titrek bir ses, gülerken kendini saklayan bir çift el... Günlük hayat böyle akıp gidiyor ve sen ardından bakıyorsan bu makale tam sana göre! Konfor alanından çıkmamak ve bir köşede gizli kalmak seni bir yere götürmeyecek ve güzel günleri ya da ilginç insanları özlemeye devam edeceksin. Yavaş yavaş ama emin adımlarla utangaçlığı yenmek mümkün. Kendini olduğun gibi kabul ederek şartları değiştirmenin zamanı geldi! 💪

Myers-Briggs Kişilik Testi | MBTI 16 kişilik tipi ve özellikleri

MBTI, Carl G. Jung'un kişilik ve karakter analizi çalışmalarına dayanarak ortaya çıkmış bir kişilik çözümleme envanteri. Kişisel gelişim alanında dünyada en çok kabul gören yöntem olan “Myers Briggs kişilik testi” bir dizi harf çiftinden oluşan 16 farklı karakterden bahsediyor. Bu yazıda “MBTI nedir?” detaylıca açıklayacağız..

Sağlıklı ilişkiler ve sosyal hayat | Olmazsa olmaz 7 unsur!

Sosyal bağları, bizim en temel ihtiyaçlarımızı besleyen bir damar olarak düşünürsek, ilişkilerimizin ne kadar sağlıklı olup olmadığı hayatla baş etme şeklimizi, bakış açımızı, ruh sağlığı durumumuzu doğrudan etkiliyor. Örneğin; sağlıklı iletişim kuramadığım insanlarla etkileşimlerde bulunmak beni mutsuz ve hayata pozitif bakamayan bir insan haline getirebilir. Öyleyse, insanlarla ilişkilerimden neler beklemeliyim sorusunu kendimize sormakta fayda var.

Sağlıklı iletişim nedir? Temel koşulları nelerdir?

Birisi ile iyi geçinmek, her zaman sağlıklı iletişim kurduğunuz anlamına mı gelir? Bence bu mümkün değil. Sağlıklı iletişim dediğimiz tarafların kendilerini özgürce ifade edebildikleri bir alandır bence. İletişim süreci iletişim kurarken kendimizi ne kadar doğru ifade ettiğimiz ile doğrudan ilişkilidir. Etkili iletişim kurmanız için bir çok teknik mevcut elbette, ancak biz bugün sağlıklı iletişim kurmanın temel koşullarından bahsedeceğiz. Daha bireysel bir bakış açısıyla kendimizi ifade edebilmenin önemini vurgulayacağız. Çünkü sağlıklı iletişimin temel koşullarını farkında olmak ilişkilerimizi kurmak için de oldukça önemlidir.

Control freak hastalığı | Kontrol deliliği nasıl aşılır?

Hayatınızda olup bitenler gibi çevrenizde olup biten şeyleri de kontrol ettiğinizi mi fark ediyorsunuz? İşler beklediğiniz gibi gitmediğinde panik atak, aniden sinirlenme, huzursuzluk veya alınganlık? Bir control freak söz konusu olduğu zaman stres ve kontrol etme veya yönetme takıntısı hem (farketmese de) kişiyi hem de çevresindekileri yorar. Kontrol takıntısına sahip olduğunu düşünüyorsan doğru yerdesin! Control freak hastalığı nedir? Hayatınızı nasıl etkiler? Olumlu ve olumsuz yanları nelerdir? Hepsini fark etmenize yardımcı olacak bir içerikle karşınızdayım.

İhanet nedir? Kazık yediğinizde tavrınız ne olmalı?

İster arkadaştan gelsin ister sevgiliden, ihanet son derece acı vericidir. Özellikle de yakın insanlardan geliyorsa... Kazık yemek, hayal kırıklığı, öfke, haksızlığa uğramışlık gibi çok yoğun ve olumsuz duyguları tetikler, dolayısıyla sağlıklı düşünmek zorlaşır. Kendinizi ve özgüveninizi yeniden nasıl inşa edebilirsiniz? İhanete uğradıktan sonra bu zorlukların üstesinden gelmek için 5 ipucumuz.

Dişil enerji nedir? Dişil enerjiyi yükseltme yolları

İnsanlar da dahil olmak üzere evrendeki enerji dengesinin oluşturduğu "bütünün" her bir parçasında dişil ve eril enerji mevcuttur. Günümüzün yaşam koşulları, tatmin olma hissimizi başarı, güç ve paraya odakladığı için, biz kadınlar farkında olmadan "eril enerjiye" kapılıyor ve dişil enerjimizi bastırabiliyoruz. Dişil enerji hayatın akışına uyum sağlama ve yaratıcı yönünü kucaklamayı temsil eder. Aynı zamanda duygularımızın ve sezgilerimizin yansıması olarak kabul edilir. Duygularımızın ve sezgilerimizin yansıması olarak kabul gören dişil enerjiyi yükseltmek içsel sürecimiz ile uyum sağlamak ve ruhu beslemek ve yaşam enerjisini yeniden uyandırmak için çok önemli.

Cinsel fanteziler & Psikoloji | Sex fantezileri bize ne söyler?

Hepimizin, sahip olduğumuz hayal dünyasında cinsel fantezileri vardır. Cinsel yaşam her ne kadar toplumumuzda tabu olarak görülse de kişide cinsel uyarılmayı tetikleyen fantezilerin olması gayet normal ve sağlıklı. Kişinin hayal ve zevk dünyasına kalmış olan bu fanteziler kişiden kişiye değişse de, bir takım yaygın cinsel fanteziler mevcut. Çünkü cinsel fantezilerin çoğu aslında psikolojik ihtiyaçlarla ilişkili. Ait olmak, sahip olmak, beğenilmek, arzu ve heyecan... Bu yazıda en yaygın 9 cinsel fantezi ve psikolojik açıklamaları var.

En Yaygın Sex Fantezileri | 7 cinsel fantezi kategorisi

Öncelikle sex fantezileri tamamen normaldir. Herkesin cinsel fantezileri olduğunu söyleyerek söze başlayalım. Evet, tüm insanların cinsel isteği bulunur ve tabu olan cinsel istekler maalesef çok dile getirilmese de herkes bu alanda fantezilere kapılır. Kimileri tarafından sapkınlık olarak kabul görse de herkesin cinselliğini keşfetme arzusu vardır ve bu bir özgürlüktür. Golden shower, oral seks cunnilingus, BDSM sahneleri, kostümler, eş değiştirmeler, partnerin üstüne başına boşalmak, grup seks partileri... yanaklarınız yeterince kızardıysa ve gözleriniz büyümeye başladıysa tabusuz sansürsüz, önyargısız, cinsel fanteziler dünyasına kısa bir bakış atalım kendimizi her yönümüzle keşfedip kabul etmeye hazırlanalım.

Ayna teorisi nedir? Psikolojide ayna etkisi

Jacques Lacan’ın ayna teorisine göre, kimliğimizi karşımızdaki kişinin üzerinden yansıtarak inşa ederiz. Dolayısıyla, karşımızdaki insanın sevip sevmediğimiz özellikleri kendi kişiliğimize ait sevdiğimiz ya da sevmediğimiz özelliklerinin yansımaları anlamına gelir. Ayna etkisi, ayna nöronlar sayesinde empati kurmanın bir yolu iken aynı zamanda savunma mekanizması olarak da işlev görebilmekte. Lacan' a göre ayna etkisini anlamak ve bu kavramı bilinçli şekilde kullanmak, günlük ilişkilerimizi önemli bir ölçüde etkileyebilir.

İyi hissetmek için sosyal medyada da sana eşlik edelim mi?

Psikologlar ve Koçlar ile buluşmalardan oluşan RDV Coaching serisini takip edin!

🎧 Spotify

İşe gidip gelirken, yürüyüşe çıkarken, yemek yaparken veya yerken, uyumadan önce veya sabah kahvaltıya eşlik etsin diye... Kendinle biraz kaliteli vakit geçirmek için koçlarla ve psikologlarla her hafta işlediğimiz konuları takip et!

Spotify üzerinden RDV Coaching serimizi Podcast şeklinde takip edebilirsiniz!

🎥 Youtube

Youtube'da boş boş dolanmaktan bıkanlara müjde! Kanala 💜abone ol , 🔔 bildirim zilini aç ve tabii, 👍videoları beğenmeyi ve ✍🏻 bize yorumlardan ulaşmayı unutma!

RDVCoaching serisi video hali!

Ve daha fazlası... Örneğin; Aslı ile Yoga seansları

Ayrıca dergide olup bitenleri Instagram ve Pinterest üzerinden sürekli paylaşıyoruz!

Dergide neler olup bittiğini sosyal medya paylaşımlarımızdan da takip edebilirsin! En sevilen içerikler, günlük mutluluk, destek ve motivasyon dozları! Kısacası kız kardeşlerin asla kaçırmaması gerekenler!

Instagram📸

📍Pinterest