Aynı anda birden fazla görevi önceliklendirme (7 yöntem)

tarihinde Gözde , Wengood yazarı tarafından güncellendi

Zaman yönetimi, görev listenizde yapmanız gereken işleri tarih sırasına göre dizmekten çok daha fazlası. İş hayatında organize olmak ve zaman yönetiminin başarılı şekilde uygulanması için önceliklendirme anahtar kelime. Yapılacak işleri ve görevleri aynı anda sürdürmek kolay bir şey değil. Ancak önceliklendirme iş yerinde fazla iş yükünü dengeli bir şekilde yönetebilmek için size yardımcı olur. Bunu başarmanın farklı yolları var elbet ancak önemli olan her şeyden önceliklendirmenin öğrenilebilecek bir şey olduğunu idrak etmek. Çoklu görevler arasında geçiş yapmaya ve stres veya dikkat eksikliği gibi sorunlar yaşamaya son!

Aynı anda birden fazla görevi önceliklendirme (7 yöntem)

Ajanda sayfalarına alınmış notlar, iş arkadaşlarının gün içerisinde yolladığı e-posta ve mesajlar, masanızın üstü post-it mi kaynıyor? Aynı zamanda birden fazla görev ve yapılacak işler söz konusu olduğunda sadece zaman yönetimi teknikleriyle başarılı olmak neredeyse imkansız.

Görevlerini nasıl önceliklendireceğini bilmek hem iş yerinde stresle başa çıkmak için önemlidir hem de burn-out veya tükenmişlik sendromu gibi riskleri ortadan kaldırmaya yardımcı olur.

Her görevin önemli olduğunu düşünürsek, önceliklendirme nasıl yapılabilir?

Evet, ofiste yapılacak işleri düşününce her biri gözünüze önemli göründüğünde, bir görevin diğerine göre daha öncelikli olduğunu söylemek zor!

Aciliyet sırasına göre neye ihtiyaç duyulduğunu anlamanın anahtarı, kendinizi bunaltmak yerine bir adım geri atmak ve görevinize tarih sırası önce olmak üzere diğer unsurları göz önüne alarak bir öncelik listesi oluşturmak. Sakin ve akılcı bir göze sahip olmak için şunlar gerekli:

  • Dikkatli olmak;
  • Envanter tutmak;
  • Netleştirmek;
  • Yorumlamak.

Bunu başarmak ve görevlerinizi önceliklendirmeyi öğrenmek için tıpkı Pomodoro tekniği ve Kaizen yönteminde olduğu gibi kendinizi zamanınızı verimli şekilde dağıtmaya ve biraz yavaşlamaya zorlamanız gerekiyor🧘‍♀️.

Birden fazla işi aynı anda yürütmeye çalışırken en büyük düşmanınız, stres. Bu sefer, olayları belli bir perspektife koymak ve önem ve aciliyet kavramlarını başka bir açıdan değerlendirmek gerekiyor.

Aciliyet ve önem: Eisenhower Matrisi

İnsan acelesi olduğunda daha fazla hata yapabilir. Dengeyi öğrenmek ve metodik olmak, görevlerimizi öncelik sırasına koymak için en iyi müttefiklerimiz olacak. 

Bunu yapmak için, Eisenhower matrisine göre 4 temel görev türü olduğunu bilmelisiniz:

  • Acil 🔥
  • Önemli ⚠️
  • Acil değil ➡️
  • Önemli değil ⏸️

➜ Bu matris, görevleri daha iyi öncelik sırasına koymak için sınıflandırmayı mümkün kılar.

eisenhower matrisi

Çoklu görevler ve önceliklendirme yöntemleri

Görevlere nasıl öncelik vereceğinizi bildiğinizde, görevlerin aciliyetini nasıl değerlendireceğinizi de bilirsiniz, ancak bununla sınırlı kalmaz. Zamanımızın dağılımı, bir şeyi yapmak için gereken süre ve esneklik artık bizim için sır değil 🤓. Bize tüm bunları nasıl yapacağımızı öğreten yöntemler var.

1. “To-do list” veya “yapılacaklar listesi”

Evet ünlü “to-do list”! Ne yapmamız gerektiğini anlamak için bize sıradan gelen küçük şeyler de dahil olmak üzere her şeyi yazıya dökmek gerekiyor 🤔 Bu yöntemi kullanırken bireysel hayatınıza ait noktaları da not edebilirsiniz.  To-do list yöntemi ile ilgili en güzel şey görev ve yapılacak işlerin hepsini bir araya getirebiliyor olması! Böylece daha bütünsel bir bakış açısına sahip olabiliyorsunuz.

➜ Örneğin, bir sonraki müşteri toplantımızın hemen yanındaki postaneden bir paket almamız gerekebilir! To-do list böyle kısa yolları ve taktikleri akıl edebilmek için oldukça yararlı.

Her şey To-do list’e not edildikten sonra, önceliklendirme genellikle her görevin aciliyetine, önemine, süresine ve sonuçlarına göre yapılır.

2. Hedefleri açıkça netleştirmek

Görevlerimizi düzenlememiz gerekiyorsa, bunu nedeni daha uzun vadeli bir hedefe ulaşmaktır. Dolayısıyla uzun vadedeki hedefleri her zaman akılda tutmak ve göz önünde bulundurabilmek için önce bu hedefleri açıkça belirlemek ve netleştirmek önemlidir 🔍. Hedefleri belirlemek, önce ne yapılması gerektiğini, neyin acil veya önemli olduğunu bilmemizi kolaylaştıracaktır.

3. Ana hedefi parçalara ayırmak

Ana hedeflerimiz belirlendikten sonra, nihai hedefimize ulaşmak adına onları daha küçük hedeflere parçalamak gerek. Böylece ana hedeften yola çıkarak alt hedefler oluşturmak mümkün olacaktır. Bu alt hedefleri yıllık, aylık ve hatta haftalık olarak planlayabileceksiniz. Hatta teslim tarihlerini de planlayabileceğiz 📅.

4. Görevleri zamanında düzenlemek

Bir görevin acil olup olmadığını, yani öncelikli olup olmadığını ancak bu görevi yerine getirmenin zamanı geldiğinde anlayabiliriz. Bir işi yapmak için son tarihi belirlemek istiyorsak önce bize bir teslim tarihi gerekir, öyle değil mi?

Yine bir zaman yönetimi tekniği olan, MIT yöntemi (Most Important Tasks); bize gün içinde tamamlanması gereken en önemli 3 görevi belirlemek gerektiğini söyler ✅.

➜ En önemli işleri seçmek için kendinize, nihai hedef üzerinde en çok hangisinin etki edeceğini sormalısınız. Gün içinde bunlardan hangi 3 tanesini bitirebilirsiniz?

5. Birbiri ile çakışan önceliklerden kaçınmak

Beklenmedik bir e-posta veya çeşitli dikkat dağıtıcı şeylerden kaçınmak için, yaptığınız işe ayrılan zamana saygı göstermek önemlidir. Etkili bir çalışma sistemi için düzenli molalar vermek de en az o kadar önemlidir. Tıpkı gelen e-postaların yönetimi ve paralel olan öncelikleri düşünmeniz gerektiği gibi. 

Ofis saatleri içinde bu unsurları sürekli hesaba katarak daha az dikkat dağınıklığı yaşayacaksınız. Her işe günlük bir zaman ayırarak, onları programınıza sorunsuz bir şekilde entegre edebilirsiniz.

6. Kendi ritminizi farkında olmak

“Yapılacaklar listenize” ve programınıza baktığınızda, iş yerinde stresten bunalmak çok kolaydır. Bunun olmasını engellemek için kendinize güvenmeniz önemlidir 🤗.

Kendinize olan güveninizin ayakta kalması ve giderek gelişmesi için ise başarısız olacağınız hedefleri kendinize empoze etmemeniz gerekir. Kendinizi iyi tanıyarak ve bir görevi yapmak için gereken süre hakkında bir fikre sahip olarak, bunu başarabilirsiniz. İş yapış hızınızı ve aşırı iş yükü nedeniyle tükenmemek için ihtiyacınız olan molalar kadar ritmimizi de hesaba katmak gerekiyor.

7. Sürekli olarak tekrar değerlendirme yapmak

Şirket içerisinde her ekibin sık sık değerlendirme toplantısı yapma nedeni tam da budur. Sürekli olarak gelişmemizi ve farklı görevlerimize nasıl öncelik vereceğimizi bilmemizi sağlayan şey, sistematik olarak bir adım geri atmak ve büyük çerçevede neler olup bittiğini bir değerlendirmek. Bu yeniden değerlendirme sayesinde, yeni eklenen işler veya gelişmeler de dahil olmak üzere sahip olduğunuz tüm görevlerin aciliyetini ve önceliğini kontrol edebilirsiniz.

🤩Bu makaleler de ilgini çekebilir!

🔗 İş hayatında dinleme becerileri: Aktif dinleme

🔗 Neden seni tercih etmeliler? Mülakatta nasıl cevap vermelisin?

🔗 9 toksik yönetici davranışı

Yazar notu: görevleri önceliklendirmek iş yerinde stresten kaçınmanızı sağlar.

İşlerinize nasıl öncelik vereceğinizi bilemediğinizde, her şeyi aynı anda ve hemen yapmak istersiniz ve stres başlar. Özellikle her yerde olmayı isteyerek hiçbir yerde olamadığın için...

Önceliklendirme bu nedenle sakin ve verimli çalışmanıza izin verir.

🤗"KENDİNİ DİNLE, KABUL ET VE MUTLU OL! HEMEN ŞİMDİ, BAŞLA..."
#BornToBeMe

Kaleme alan Gözde , Wengood yazarı

🍂Modern zamanlarda bir adet romantik.

En yeni makaleler

Pozitif enerji veren sözler listesi TOP20

Stresin ve olumsuzluğun hakim olduğu bir dünyada, kendi iyiliğimizi artırmak, özsaygımızı güçlendirmek ve pozitif enerjiyi geliştirmek temel bir ihtiyaçtır. Bilgelik dolu ilham verici alıntılar, dünyayı daha iyi bir açıdan görmemize yardımcı olabilecek güçlü katalizörler olarak işlev görebilir. Bu alıntılar, bizi şükran, direnç ve iyimserlik gibi pozitif psikoloji prensipleriyle bağlantı kurmamızı sağlar ve perspektifimizi, ruh halimizi ve dolayısıyla hayatımızı dönüştürebilir. 20 maddelik pozitif enerji verecek güzel sözler listesi size ilham vermek için hazırlandı!

Mikro aldatma, ihanet midir? Mikro aldatma neden olur?

Bir zamanlar eski sevgilim tarafından aldatılmıştım. Bu sadakatsizlik, ayrılığımıza yol açtığı için bedelini ödemişti. Asla bunu yapacağını düşünemezdim diye hep söyledim ama yeni öğrendiğim bir kavram olan mikro aldatma benim görmezden geldiğim bir çok sinyal ve ipucu olabileceğini bana öğretti. Peki mikro aldatma nedir? Mikro olunca aldatma meşrulaşır mı? Gerçekte ne olduğunu anlamaya çalışmak ve bir çift üzerindeki etkisini kavrayabilmek için gelin bu kavramı inceleyelim.

Toksik ailede büyüdüğünü gösteren 5 şey!

Aşılmaz dağlar. Ailemle ilişkimi bu şekilde tanımlayabilirim, inişler ve çıkışlarla dolu binbir duygusal dalgalanma ile süregelen bir ilişki serüveni. Kalabalık ve görece bolca sevgi gördüğüm bir aile bu yüzden korkunç toksik bir aileden geliyorum diyemem. Ancak otuzlu yaşlarımda terapilerle yüzüme vurmuş olan bir sürü gerçekle yüzleşiyorum. Yetişkinliğimizde iyi hissetme halimizi etkileyen çeşitli toksik aile izleri taşıyabiliyoruz. Peki nedir bir aileyi toksik yapan davranışlar? Toksik aile nasıl olur? İşte açıklaması...

Mobbing Nedir? | İş Yerinde Psikolojik Şiddet

İş yerinde hiç aşağılanma, tehdit, düşmanca bakış veya sözlü tacize maruz kaldınız mı? Hiç sabah işten eve yorgun, bacaklarınız titreyerek, kendinizi yetersiz ve içinde bulunduğunuz grubun dışında kalmış hissederek geldiğiniz oldu mu Çalışma ortamınız nedeniyle zihinsel ve fiziksel sağlığınızın risk altında olduğunu hissettiğiniz durumlar ne olacak? Bu soruların çoğuna "evet" yanıtı verdiyseniz, zorbalığın kurbanı olabilirsiniz. Peki zorbalık nedir?

Narsist ayrılınca nasıl davranır? Sizi ne bekliyor?

Narsist ile ilişki yaşamak kadar narsist sevgiliden ayrılmak da bir mesele. Bu kişilerin toksik şekilde bağlandıklarını ve sağlıksız bir büyüklenme hislerinin olduğunu düşünürsek ayrılınca eski sevgililerine nasıl davrandıklarını tahmin etmek zor değil! Bir narsistten ayrılmak ve kesin olarak kapıyı kapatmak, karşılaşabileceğiniz duygusal açıdan en yorucu deneyimlerden biridir. Ne de olsa, bu usta manipülatörler asla geçmişin geçmişte kalmasına izin vermeyeceklerdir. İçlerindeki gizli eziklik hissi nedeniyle sizin terkedişinizi bir yenilgi olarak görecek ve ilişkinin sona ermesinden sonra son sözü söylemek için çeşitli tacizlere devam edecektir. Narsistler terk edildiklerinde, içlerindeki iblis çirkin yüzünü saklayamaz ve (mecazi olarak) eski eşlerini yok etmeye kararlı hale gelirler.

Aile içi çatışma ve çözüm yolları | 🛡️10 ipucu

Aile içi ilişkilerde hepimiz daha hassas oluruz. Ama aile içi gerginlik yaşamak aslında sandığınız gibi baş etmek için imkansız değil. Anneyle babanın veya çocuklar arasında yaşanan iletişim çatışmalarına çözüm bulamadıkça bir araya gelindiğinde kurulan sofraların tadı tuzu kalmaz. Peki kimin hatası? Birçok rahatsızlığa neden olan ailedeki çatışmaların gözardı edilmek gerektiğini ve konuşulmamasını söyleyenler. Çatışmaların nedeni eşler arasında veya çocuk ve genç aile bireyleri arasında olsun, çatışmayı çözme becerileri herkes tarafından benimsenebilir. Birbirimizi dinlemek ve devam etmek için kırgınlığı bir kenara bıraksak... Yeniden bir araya gelmemizin mutlu bir hal alması için, gerilimi azaltmanın 10 yolunu beraber keşfetsek? Ne dersiniz?

🎧 Spotify

İşe gidip gelirken, yürüyüşe çıkarken, yemek yaparken veya uyumadan önce size eşlik etsin. Wengood Podcast serisi: RDV Coaching'i kaçırma! 

#3 | Algı yönetimi nedir? Uydumculuk psikolojisi ve soru sorma becerisi #algı #ikna #sorgulama

Ekim 2022 · RDV Coaching | Wengood

29:12

🎥 Youtube

Aslı ile Yoga seansları!

🎥 Youtube

Mentor Özlem Şen ile RDVCoaching serisi 

Kanala 💜abone ol , 🔔 bildirim zilini aç ve tabii, 👍videoları beğenmeyi ve ✍🏻 bize yorumlardan ulaşarak hangi konularda içerik istediğini söylemeyi unutma!

Ayrıca: En sevilen içerikler, günlük mutluluk, destek ve motivasyon dozları için; 

Instagram📸

📍Pinterest