J’ai longtemps été la spécialiste du parcours chaotique pour être pile dans la deadline. Je l’ai toujours respecté, mais en amont, j’étais très désorganisée. Bonjour le stress ! Depuis quelque temps, j’ai appris à prioriser mes tâches, ce qui me donne une sacrée tranquillité d’esprit. Je me suis inspirée de la matrice d’Eisenhower pour le faire. Mais comment fonctionne-t-elle ? Est-ce vraiment efficace pour trier ses tâches ? Je vous en parle.
« J’ai deux types de problèmes : des problèmes urgents et des problèmes importants. Les problèmes urgents ne sont pas importants et les problèmes importants ne sont jamais urgents. » |
Cette phrase, c’est un ancien président des États-Unis, Dwight D. Eisenhower, qui l’a prononcé. C’est ensuite Stephen Covey qui a repris son discours pour développer la matrice d’Eisenhower. Le principe ? Classer nos tâches en 4 quadrants qui composent la matrice : les tâches prioritaires, à planifier, à déléguer et à abandonner.
Grâce à ce système, on peut ainsi mieux visualiser et prioriser les tâches, en fonction de leur importance et leur urgence. Résultat ? On améliore notre productivité et on gère mieux notre temps 🤗.
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Bon, je vous ai donné rapidement les 4 quadrants (ou catégories) de la matrice, mais en détail, qu’est-ce que ça donne ? Déjà, voici comment bien visualiser la matrice pour pouvoir mieux classer les tâches 👇:
La matrice d'Eisenhower
C’est la catégorie la plus importante. On doit y mettre les tâches qui requièrent une grande attention et une action ultrarapide, qui auront en plus un impact sur nos objectifs. Elles sont généralement faciles à identifier, car ce sont celles qui nous préoccupent le plus et qui peuvent nous apporter du stress. On sait que sans elle, on n’avance pas 😅 !
⚠️ Les crises et les problèmes à résoudre peuvent aussi appartenir à cette catégorie. Cela dépend de l’impact que cela va avoir sur le long terme, mais généralement, on sait que ça ira ici.
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Ces tâches ont le même degré d’importance que les premières, car elles ont un impact sur les objectifs à long terme, mais sont tout de même moins urgentes. Il s’agit de celles qui sont à planifier, afin d’éviter qu’elles passent dans la première catégorie.
Une fois qu’on a fini les tâches de la première catégorie, on peut se consacrer à elle. D’ailleurs, comme ce sont des tâches moins urgentes et donc, stressantes, on peut apprendre à améliorer notre productivité avec d’autres outils, avec la méthode Pomodoro ou encore la Loi Pareto 📈.
Les tâches de cette 3e catégorie sont toujours un peu piégeuses. Elles sont urgentes et par conséquent, elles donnent l’impression qu’elles doivent être dans la première catégorie, sauf qu’elles n’ont pas ou peu d’impact sur les objectifs à long terme.
C’est là où on doit donc apprendre à déléguer, afin de les confier à d’autres, car elles ne nécessitent pas de compétences spécifiques 😉. Cela peut être une demande d’information, que ce soit sous forme de mail ou d’appel ou bien encore la formation d’un nouveau collègue.
Il est légitime de se demander quel genre de tâches atterrît dans cette catégorie. On se dit souvent que notre travail est forcément important ou urgent. Sauf qu’en ayant classé les tâches dans les trois premières catégories, ils restent souvent quelques petites choses qui sont vraiment insignifiantes.
Elles n’ont aucun impact sur notre avancement, mais elles font partie de ce qu’on associe au “travail”. Par exemple : l’organisation d’une journée team building ou l’anniversaire d’une collègue. Ce n’est pas important, mais ça fait partie de l’univers professionnel.
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Cette méthode est très intéressante, car elle nous permet de prendre un temps de recul sur nos tâches. Par contre, on peut parfois se tromper sur le caractère urgent ou non d’une tâche. Il ne faut pas hésiter à parler avec son équipe pour voir le ressenti aussi des autres, ça évitera qu’on passe pour un manager toxique 🤐. En effet, c’est principalement un outil pour les personnes qui ont des responsabilités et une gestion d’équipe.
Cependant, on peut s’en servir aussi si on a moins de tâches et pas de management à faire. Pour ma part, j’utilise seulement les deux premières catégories de la matrice d’Eisenhower. Ça me permet déjà de classifier ce qui est urgent ou non, ainsi, j'arrive à mieux organiser mes tâches, tout en prévoyant mes temps de pauses dans mon travail, ce qui est tout aussi important.
Il ne faut donc pas hésiter à adapter la matrice d’Eisenhower à son besoin ! Comme dans tous outils pour améliorer sa productivité d’ailleurs, on garde le meilleur pour avoir une réelle valeur ajoutée 😁 !
L'avis de la rédaction - Une méthode à tester !Il existe tout un tas de méthode de productivité et il est toujours intéressant de les connaître et de les tester. Généralement, elles font la différence et on équilibre mieux notre travail grâce à elles. Cependant, ce n’est pas simple d’appliquer des principes, surtout sans personne pour nous cadrer. Si vous avez envie de vous améliorer et que vous avez besoin d’un accompagnement pour améliorer votre productivité, pourquoi ne pas tester le coaching ? En quelques séances, vous changerez définitivement la façon dont vous priorisez vos tâches pour un meilleur résultat ! 🤗 Se comprendre, s'accepter, être heureuse... C'est ici et maintenant ! |
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Article proposé par Camille Lenglet
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