Prioriser ses tâches, ça s'apprend !

Comment prioriser lorsque tout est important ?

Eh oui, difficile de se dire qu’une tâche est prioritaire sur une autre, quand tout nous paraît important ! La clé, pour comprendre ce qu’il est urgent de faire, est de prendre du recul pour ne pas se sentir submergé et aller droit au burn-out. Pour avoir ce regard objectif, il faut :

• être observatrice ;
• faire un état des lieux ;
• clarifier ;
• s’engager.

Pour parvenir à faire cela et apprendre à prioriser ses tâches, il faut s’obliger à ralentir, tout comme dans la méthode Kaizen 🧘‍♀️. Ce temps nous permet de relativiser et de voir l’urgence sous un autre angle.

Urgence et importance

Lorsqu’on est dans l’urgence continuellement, on peut commettre plus d’erreurs, cela devient un empressement inefficace. Apprendre la pondération et être méthodique vont devenir nos meilleurs alliés pour prioriser nos tâches. Pour cela, il faut savoir qu’il existe 4 types essentiels de tâches selon la matrice d’Eisenhower :

• Urgentes 🔥
• Importantes ⚠️
• Non urgentes ➡️
• Non importantes ⏸️

➜ Cette matrice permet de classer les tâches pour mieux les prioriser. La seconde étape, c’est bien sûr d’appréhender chaque type de tâche.

Les méthodes de priorisation des tâches au travail

Lorsqu’on sait prioriser les tâches, on sait donc évaluer l’urgence des tâches, mais pas que. La répartition de notre temps, la durée qu’on met à faire quelque chose et la flexibilité n’ont plus de secret pour nous 🤓. Alors voici les méthodes qui nous apprennent à faire tout ceci.

1. La “to-do list”

Eh oui la fameuse ! Pour comprendre ce qu’on a à faire, il est nécessaire de retranscrire tout, y compris les petites choses qui nous paraissent banales 🤔. Et il n’est pas interdit de noter aussi ses taches personnelles, au contraire. On peut tout regrouper !

➜ Par exemple, on peut devoir récupérer un colis à la poste qui est juste à côté de notre prochaine réunion client !

Une fois qu’on a tout écrit, la priorisation se fait généralement en fonction de l’urgence, l'importance, de la durée et des conséquences de chaque tâche.

2. Identifier clairement ses objectifs

Si on a besoin d’organiser nos tâches, c’est bien pour atteindre un objectif à plus long terme. Il est donc important de bien identifier ces derniers pour les garder toujours en tête 🔍. Ainsi, il sera plus facile pour nous de savoir ce qui doit être fait en priorité, ce qui est urgent ou important.

3. Décomposer les objectifs

Une fois nos grands objectifs établis, il va falloir les décomposer pour établir des sous objectifs pour atteindre notre but final. On va pouvoir ainsi les découper de manière annuelle, mensuelle et même hebdomadaire. À partir de là, on va pouvoir planifier des échéances 📅.

4. Organiser les taches dans le temps

C’est à moment là que l’on va savoir si une tâche est urgente, c’est-à-dire, prioritaire ou non. Vu que l’on doit fixer des échéances, on va pouvoir avoir des délais précis. La méthode MIT (Most Important Talks) nous donne la possibilité de fixer 3 tâches qui doivent être terminées dans la journée ✅. 

➜ Pour les choisir, il faut se demander lesquelles auront le plus d’impact sur l’objectif final ? Que peut-on finir sur la journée ?

5. Éviter les priorités concurrentes

Pour éviter de se laisser happer par la rédaction d’un mail inattendu ou les distractions diverses et variées, il est important de respecter le temps imparti. Il est important de faire des pauses régulièrement pour être efficace. En les prenant en compte, on se laisse moins distraire. Tout comme il faut penser aux priorités qui sont parallèles, comme la gestion des mails. En leur dédiant un temps journalier, on les intègre en douceur au planning.

6. Connaître son rythme

Lorsqu’on regarde sa “to-do list” et son planning, il est facile de se laisser envahir par le stress au travail. Pour éviter que cela n’arrive, il est important de se faire confiance 🤗. C’est en se connaissant bien et en ayant une idée du temps qu’on met à faire une tâche, qu’on y parvient. Pour cela, il est nécessaire de prendre en compte notre rythme, ainsi que les pauses.

7. Réévaluer constamment

Ce qui nous permet de nous améliorer continuellement et de savoir bien prioriser, c’est de prendre systématiquement du recul. En faisant cela, on contrôle ainsi l’urgence des tâches, y compris des nouvelles qui s’ajoutent par-dessus. 

Et pour avoir le temps de mettre ces méthodes en place, pourquoi ne pas profiter de l’été au bureau pour faire ceci ? Nous, on dit ça, on dit rien 😄 !

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