Trop de mails, au secours, sortez-moi de là !

"Vous avez un nouveau message 📨", ta g***** ! 🤬

Notre relation avec notre boîte mail est épuisante. Elle semble être faite pour ingurgiter toujours plus de messages, sans jamais les digérer. Et pour peu qu'elle ait le ventre vide, ça ne dure jamais bien longtemps. Un vrai cercle infernal ! 👿 Sauf qu'au travail, nous sommes souvent très liées à nos mails. Au point que le raz de marée devient nocif : stress, manque de concentration, baisse de l'efficacité, etc. Pour avancer plus sereinement, pas le choix, il faut mettre la bête au régime, ce qui implique un peu d'organisation et de nouvelles habitudes. Et bien sûr, pas question d'ouvrir ses mails pendant les vacances.

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Comment rester cool face à une boîte mail qui déborde ?

C'est surtout ça le but : rester sereine et ne pas se sentir envahie, submergée par tous ces mails qui débarquent par centaine dans notre boîte.

1. Des mails matin, midi et soir 💊

Comment avec les médicaments, il faut la bonne dose pour éviter l'overdose. Avant tout, commençons par nous avouer que nous avons toutes une forme, plus ou moins intense, d'addiction à nos mails. Lorsque nous en envoyons, nous attendons une réponse dans les minutes, ou au pire, les heures qui suivent et nous nous appliquons à nous-même cet impératif. De fait, nous passons la journée à checker notre boîte ou à recevoir des notifications de nouveaux messages, auxquelles nous essayons de répondre le plus rapidement possible.

🤦 Résultat : on arrête ce qu'on était en train de faire, pour répondre et ce, plusieurs fois par jour. Certaines passent donc des journées entières à arrêter une activité en cours pour rédiger des mails.

👉 La solution, c'est donc de décrocher et de reprendre le contrôle. Finie l'addiction et finies les notifications 📯 ! En accord avec son équipe, on se déconnecte et on ne vérifie ses mails que deux ou trois fois par jour : le matin, avant ou après le déjeuner et éventuellement une heure avant de partir le soir. C'est tout et surtout, c'est amplement suffisant. Une personne qui attend de vous une réponse rapide peut venir vous voir directement, vous chatter ou vous appeler.

2. Lecture, action, réaction

Maintenant que vous avez déterminé vos moments de lecture de mails, il va falloir les traiter. Ne pas procrastiner, c'est la première des règles à vous imposer quand il s'agit de vos mails. Chaque mail lu devra être traité. Accordez-vous un temps de consultation à ne pas dépasser et c'est parti pour supprimer, répondre, déléguer, classer, etc.

Le but c'est d'avoir une boîte mail vide au moins une fois dans la journée pour profiter de cette satisfaction et avoir l'esprit vide 🥳.

3. Organiser pour clarifier

Le rangement a de nombreux bénéfices. Il aide bien sûr à y voir plus clair, mais il permet aussi de libérer l'esprit. Voilà pourquoi il est important de ranger sa boîte mail comme on range sa maison. Avoir des mails importants, moins importants, des newsletters, les messages lus, non lus, tout ça c'est fatigant pour les yeux, pour le cerveau et ça fait monter la pression !

On commence par le b.a.-ba : on ne mélange pas sa boîte perso et sa boîte pro. Créez deux boîtes mails bien distinctes et même, pourquoi pas, trois, afin d'en avoir une uniquement pour les newsletters par exemple. Pour votre boîte pro, celle qui nous intéresse aujourd'hui, créez des dossiers :

• Un dossier par interlocuteur et/ou par projet, avec, par exemple, une couleur particulière pour chaque.
• Un dossier "à traiter" pour les mails dont la réponse vous demande du temps. En n'oubliant pas de noter dans votre agenda un créneau pour traiter ses réponses. Le but est toujours le même : opération boîte vide pour un esprit vide ! (Enfin pas vide, vide, mais vide de mails et plein d'autres choses !)
• Des dossiers éphémères. On n'y pense pas assez souvent, mais les dossiers éphémères sont pratiques pour les mails qui servent à organiser un événement particulier ou une réunion, par exemple. Il faut juste penser à bien supprimer ce dossier une fois que l'événement est passé.

4. Le problème de la copie 🔗

Vous savez ce qui encombre aussi beaucoup une boîte mail ? Les messages que l'on reçoit en copie et qui ne sont pas forcément utiles. Le fait de rédiger un mail avec de nombreuses personnes en copie permet d'être moins anxieuse, donne l'impression de bien faire et permet aussi de se dégager (un peu) de ses responsabilités (👋Arrêtez de mettre la terre entière dans cette boucle de mail !) . Sauf qu'en face, il y a sûrement une personne dont la boîte mail déborde et qui reçoit en plus cette copie inutile. Si vous estimez faire partie de ceux-là, dites-le clairement. Énoncez votre souhait de sortir de la boucle de copie. Si vous faites partie de celles qui mettent en copie, demandez-vous toujours si vous envoyez des mails à bon escient. Le mail est devenu un réflexe, mais il peut être remplacé par un mode de communication plus direct. De plus, à force de recevoir des mails en copie on noie dans la masse.

Vous avez les clés pour reprendre le contrôle sur votre boîte mail et ne plus vous laisser happer par elle. Sachez aussi qu'envoyer des mails efficaces permet d'inciter les autres à le faire. On rédige donc des mails synthétiques avec du gras pour souligner les passages importants et un objet clair et précis. On ne met en copie que les personnes qui sont concernées et uniquement celles-là. Enfin, on n'envoie pas ces mails le soir, le week-end ou pendant les vacances.

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Source : L'Express