Trop de mails, au secours ! Comment faire pour mieux gérer sa boîte ? 4 conseils

1. Des mails matin, midi et soir 💊

Comment avec les médicaments, il faut la bonne dose pour éviter l'overdose. Avant tout, commençons par nous avouer que nous avons toutes une forme, plus ou moins intense, d'addiction à nos mails 🤐. Lorsque nous en envoyons, nous attendons une réponse dans les minutes, ou au pire, les heures qui suivent et nous nous appliquons à nous-même cet impératif. De fait, nous passons la journée à checker notre boîte ou à recevoir des notifications de nouveaux messages, auxquelles nous essayons de répondre le plus rapidement possible.

🤦 Résultat : on arrête ce qu'on était en train de faire, pour répondre et ce, plusieurs fois par jour. Certaines passent donc des journées entières à arrêter une activité en cours pour rédiger des mails.

👉 La solution, c'est donc de décrocher et de reprendre le contrôle. Finie l'addiction et finies les notifications 📯 ! En accord avec son équipe, on se déconnecte et on ne vérifie ses mails que deux ou trois fois par jour : le matin, avant ou après le déjeuner et éventuellement une heure avant de partir le soir. C'est tout et surtout, on n'ouvre pas ses mails pendant les vacances ! 

2. Lecture, action, réaction⚡

Maintenant que vous avez déterminé vos moments de lecture de mails, il va falloir les traiter. Ne pas procrastiner, c'est la première des règles à vous imposer quand il s'agit de vos mails. Chaque mail lu devra être traité. Accordez-vous un temps de consultation à ne pas dépasser et c'est parti pour supprimer, répondre, déléguer, classer, etc.

🎯 La règle des 2 minutes : Si un mail nécessite moins de 2 minutes pour être traité, faites-le immédiatement ! Pas de "je le ferai plus tard". Pour les mails plus longs, planifiez un créneau dédié dans votre agenda.

⏱️ Chrono en main : Fixez-vous 15-20 minutes max par session mail. Quand ça sonne, on arrête ! Cette contrainte vous oblige à être efficace et évite la procrastination déguisée en "je traite mes mails".

📊 Le système RAFT :

• Répondre si c'est rapide
• Archiver l'info utile
• Faire suivre si ce n'est pas pour vous
• Traiter plus tard (avec un créneau agenda)

💡 Astuce pro : Créez des modèles de réponses pour les questions récurrentes et traitez les mails similaires en série (toutes les validations d'un coup, toutes les demandes d'info ensemble...).

Le but, c'est d'avoir une boîte mail vide au moins une fois dans la journée pour profiter de cette satisfaction et avoir l'esprit vide 🥳.

3. Organiser pour clarifier 🧹

Le rangement a de nombreux bénéfices. Il aide bien sûr à y voir plus clair, mais il permet aussi de libérer l'esprit. Voilà pourquoi il est important de ranger sa boîte mail comme on range sa maison 😌. Avoir des mails importants, moins importants, des newsletters, les messages lus, non lus, tout ça, c'est fatigant pour les yeux, pour le cerveau et ça fait monter la pression !

⚠️ On commence par le b.a.-ba : on ne mélange pas sa boîte perso et sa boîte pro. Créez deux boîtes mails bien distinctes et même, pourquoi pas, trois, afin d'en avoir une uniquement pour les newsletters par exemple. Pour votre boîte pro, celle qui nous intéresse aujourd'hui, créez des dossiers :

• 👉 Un dossier par interlocuteur et/ou par projet, avec, par exemple, une couleur particulière pour chaque.
• 👉 Un dossier "à traiter" pour les mails dont la réponse vous demande du temps. En n'oubliant pas de noter dans votre agenda un créneau pour traiter ses réponses. Le but est toujours le même : opération boîte vide pour un esprit vide ! (Enfin pas vide, vide, mais vide de mails et plein d'autres choses !)
• 👉 Des dossiers éphémères. On n'y pense pas assez souvent, mais les dossiers éphémères sont pratiques pour les mails qui servent à organiser un événement particulier ou une réunion, par exemple. Il faut juste penser à bien supprimer ce dossier une fois que l'événement est passé.

4. Le problème de la copie 🔗

Vous savez ce qui encombre aussi beaucoup une boîte mail ? Les mails où la terre entière est dans la boucle. Et ce n'est pas forcément utile qu'on soit dedans...

Le fait de rédiger un mail avec de nombreuses personnes en copie permet d'être moins anxieux·se, donne l'impression de bien faire et permet aussi de se dégager (un peu) de ses responsabilités. Sauf qu'en face, il y a sûrement une personne dont la boîte mail déborde et qui reçoit en plus cette copie inutile 😖. 

• 👉 Si vous estimez faire partie de ceux-là, dites-le clairement. Soyez-vous même au travail, assumez le fait d'être agacé et énoncez votre souhait de sortir de la boucle de copie. 
• 👉 Si vous faites partie de celles qui mettent en copie, demandez-vous toujours si vous envoyez des mails à bon escient. Le mail est devenu un réflexe, mais il peut être remplacé par un mode de communication plus direct. De plus, à force de recevoir des mails en copie, on noie dans la masse 😵‍💫.

Vous avez les clés pour reprendre le contrôle sur votre boîte mail et ne plus râler au travail à cause de ça. Sachez aussi qu'envoyer des mails efficaces permet d'inciter les autres à le faire. On rédige donc des mails synthétiques avec du gras pour souligner les passages importants et un objet clair et précis. On ne met en copie que les personnes qui sont concernées et uniquement celles-là. Enfin, on n'envoie pas ces mails le soir, le week-end ou pendant les vacances.

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