Comment s’améliorer en continu ? La méthode Kaizen est la clé !

Les principes du Kaizen

“Kaizen” est un mot japonais regroupant deux idées

• 🕰️ Kai - le changement
• 🌿 Zen - le meilleur

C’est un concept, né au Japon dans les années 50, pour augmenter la productivité suite à la Seconde Guerre Mondiale. Toyota a développé cette méthode grâce à Taaichi Ohno dans le cadre du management qui s’inscrit dans une démarche d’amélioration continue. On cherche de nouveaux moyens de mieux faire, on élimine tout ce qui n’est pas nécessaire pour devenir plus productive 💪 ! Néanmoins, il ne faut pas le faire de manière brusque et rapide.

Doucement mais sûrement

Il est nécessaire de mettre en place des petites améliorations régulières et que cela soit progressif pour ne pas se dégoûter. C’est bien là le cœur de la méthode qui nous intéresse ! C’est un moyen de progresser de manière douce, sans gros changement brutal. Il faut se focaliser chaque jour sur l’élimination des problèmes que l’on rencontre pour optimiser la manière dont on travaille.

Aller trop vite, comme dans tous domaines, c’est souvent se décourager 🙍‍♀️. D’ailleurs, c’est souvent le problème des bonnes résolutions prises à la nouvelle année. En effet, 80% des personnes qui en prennent les abandonnent au bout d’un mois et demi seulement ! La preuve qu’il faut initier un changement de manière progressive pour ne pas échouer. Pour cela, il faut tout décomposer en petites étapes pour atteindre son objectif 😎.

Comment appliquer la méthode Kaizen ?

Masaaki Imai est à l’origine de plusieurs livres expliquant comment appliquer ce système qui peut tant nous aider à nous améliorer. L’une des premières choses à retenir, c’est qu’il faut se remettre en question, tout le temps, dans son travail. Ensuite, on ne doit pas viser la perfection, car cela va nous épuiser, en plus d’être dans la répétition de ce qu’on sait faire. Pour cela, il est nécessaire de comprendre les causes des difficultés que l’on rencontre afin de les résoudre durablement 🤔.

Une fois ces trois étapes franchies, on pourra commencer le changement en hiérarchisant nos taches. On privilégiera les progrès faciles et rapides ! Surtout, il faut accomplir tout cela en cohésion avec ses collègues, que l’on soit manager ou employé. 

👏 Peu importe notre peur de la hiérarchie, on a le droit de s’exprimer et de proposer ses idées pour faire progresser tout le monde !

Les différentes techniques Kaizen

Pour qu’on puisse appliquer la méthode Kaizen au travail, il y a différentes techniques. Eh oui, heureusement qu’elles existent, car sinon, on ne saurait pas par où commencer !

Le cycle PDCA

C’est le moyen d’établir un plan en 4 étapes pour voir si notre nouvelle idée ou notre objectif nous donne le résultat escompté :

• P pour “plan” : on planifie nos tâches en fonction des problèmes qu’on aura identifiés auparavant ;
• D pour “développer le plan” (ou “do” en anglais) : on fait nos taches, on applique ce qu’on doit faire ;
• C pour “check” : on vérifie que tout se déroule bien et que cela n’a pas de répercussions sur nos autres taches ;
• A pour “ajuster” : si on voit qu’il y a besoin de modifications, on les fait !

Les 5S

Les 5S viennent du japonais : seiri, seiton, seiso, seiketsu et shitsuke. Ils ont pour but d’améliorer notre espace de travail et, par conséquent, notre bien-être. Voici ce qu’ils désignent :

• Seiri : débarrasser, alléger l’espace de travail ;
• Seiton : ranger, optimiser ;
• Seiso : nettoyer l’espace de travail ;
• Seiketsu : ordonner, prévenir l’apparition de la saleté et du désordre ;
• Shitsuke : être rigoureux, encourager l’autodiscipline.

Les 5 pourquoi

Ils permettent de trouver la cause d’un problème que l’on a rencontré, afin de les résoudre durablement. Pour cela, on doit se demander 5 fois pourquoi, la réponse au premier « pourquoi » entraîne le second, et ainsi de suite :

➜ Par exemple, on a pris du retard sur un projet :

• Pourquoi ? Parce que l’un des intervenants n’a pas respecté le planning.
• Pourquoi ? Parce qu’il lui manquait des informations.
• Pourquoi ? Parce qu’elles n’ont pas été données à temps.
• Pourquoi ? Parce que le projet a été lancé trop tard.
• Pourquoi ? Parce que la personne chargée de donner les informations était absente et qu’elle n’a pas été remplacée.

🙅‍♀️ Il ne s’agit pas de trouver un coupable, mais de comprendre ce qui a coincé. En l’occurrence, il s’agit d’un problème de remplacement et de gestion de planning dans ce cas-là. Ça peut aussi nous aider à déculpabiliser si on voit qu’on n’arrive pas à atteindre nos objectifs, et ça, c’est toujours bon à prendre pour éviter le stress au travail. Quelle que soit la technique utilisée, on fait de notre mieux pour s’améliorer continuellement 😌 !

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Source : welcometothejungle.com