I principi del Kaizen
“Kaizen” è una parola giapponese che racchiude due idee fondamentali:
- 🕰️ Kai – il cambiamento
- 🌿 Zen – il meglio
Si tratta di un concetto nato in Giappone negli anni 50 per aumentare la produttività dopo la Seconda Guerra Mondiale. Toyota ha sviluppato questo metodo grazie a Taaichi Ohno nell’ottica di un miglioramento continuo. Si cercano dei nuovi modi per fare meglio e si elimina tutto il superfluo per diventare più produttivi
💪! Ovviamente, ognuno al proprio ritmo.
Chi va piano, va sano e va lontano
È fondamentale migliorarsi poco a poco ma in maniera graduale per non perdere la motivazione. È proprio questo il punto che ci interessa di più! Parliamo di un miglioramento lento, senza cambiamenti improvvisi e brutali. Bisognerebbe focalizzarsi ogni giorno sull’eliminazione dei problemi incontrati per ottimizzare il metodo in cui lavoriamo.
Andare troppo veloce, in questo come in tanti altri campi, corrisponde spesso a un’altrettanta rapida perdita di motivazione 🙍♀️. Tra l’altro, questo è spesso il problema dei buoni propositi che ci prefissiamo a inizio anno. Sembra infatti che addirittura l’80% delle persone che si prefissano dei buoni propositi li abbandonino dopo appena un mese e mezzo! Una ragione in più quindi per cominciare il cambiamento in maniera graduale per non fallire. E ti consigliamo anche di dividere tutto in piccoli step per raggiungere più facilmente il tuo obiettivo 😎.
Come applicare il metodo Kaizen?
Masaaki Imai è l’autore di diversi libri che ci spiegano proprio come applicare questo sistema che ci aiuta a migliorarci. Una delle prime cose da tenere a mente è che bisogna essere sempre umili e capaci di mettersi in discussione sul lavoro. Un secondo aspetto fondamentale è non cercare sempre la perfezione, cosa che, alla lunga, ci sfinisce. Ecco perché l’ideale sarebbe identificare le difficoltà che incontriamo per essere capaci di risolverle una volta per tutte 🤔.
Una volta superati questi primi tre step, potremo cominciare il cambiamento cercando di creare una gerarchia delle nostre mansioni. Ovviamente, privilegiamo i progressi facili e rapidi! E soprattutto, non dimentichiamo la coesione con i colleghi, sia se sei il manager o un dipendente.
Le diverse tecniche Kaizen
Per applicare il metodo Kaizen al lavoro ci dono diverse tecniche. E menomale che esistono, altrimenti ci dovremmo mettere le mani tra i capelli!
Il ciclo PDCA
Il ciclo PDCA (“Plan – Do – Check – Act”, in italiano “Pianificare – Fare – Verificare – Agire") è il modo di stabilire un piano in 4 passi per vedere se la nostra nuova idea / obiettivo ci dà il risultato sperato:
- Pianificare: si pianifica la strategia in base ai problemi precedentemente identificati;
- Fare: si mette in atto la strategia
- Verificare: si fa attenzione che tutto proceda secondo il programma e che non ci siano imprevisti
- Agire: se c’è bisogno di qualche modifica, non si perde tempo!
Le 5S
Le 5S vengono dal giapponese: seiri, seiton, seiso, seiketsu e shitsuke. Lo scopo è quello di migliorare il nostro spazio di lavoro e, di conseguenza, il nostro benessere. Vediamone il significato:
- Seiri: fare pulizia, sbarazzare lo spazio di lavoro;
- Seiton: sistemare, ottimizzare;
- Seiso: pulire lo spazio di lavoro;
- Seiketsu: riordinare, prevenire sporco e disordine;
- Shitsuke: essere rigorosi, incoraggiare l’auto disciplina.
I 5 perché
Permettono di trovare la causa dei problemi e di risolverli una volta per tutte. A tale scopo, è bene chiedersi cinque volte perché: la risposta al primo “perché” fa scaturire la seconda e così via:
Per esempio, siamo in ritardo su progetto:
- Perché? Perché un collega non ha rispettato il planning.
- Perché? Perché gli mancavano delle informazioni.
- Perché? Perché non gli sono state date in tempo.
- Perché? Perché il progetto è stato lanciato troppo tardi.
- Perché? Perché la persona che doveva fornire le informazioni era assente e non è stata sostituita.
🙅♀️ Non si tratta di trovare un colpevole, ma di capire cosa è andato storto. In questo caso per esempio si tratta di un problema di sostituzione e di gestione dell'agenda. Questo esercizio può esserci utile per non farci sentire in colpa se non riusciamo a raggiungere i nostri obiettivi ed evitare così il malessere al lavoro. Indipendentemente dalla tecnica utilizzata, facciamo del nostro meglio per migliorarci 😌!
Il consiglio della redazione: farsi accompagnareL’avrai ormai capito, il metodo Kaizen è ideale per migliorarsi giorno dopo giorno senza mettersi pressione. Sappiamo bene però che non è sempre semplice lanciarsi in questo percorso che prevede un’attenta analisi di sé e del proprio lavoro. Ti consigliamo di farti accompagnare da un coach per realizzare al meglio questo percorso, potrai notare i progressi già dopo le prime sedute.
🤗 Capirsi, accettarsi, essere felici... Qui e ora! #BornToBeMe
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