Cerchi sempre di migliorarti? Scopri il metodo Kaizen!

Aggiornato il da Ginevra Bodano

Cerco costantemente nuovi modi per diventare una persona migliore. Prima di tutto per me, poi anche per gli altri. C’è un campo in cui però faccio fatica a migliorare: il lavoro. Come fare per migliorare nella carriera? Da qualche tempo ho scoperto il metodo “Kaizen”. Si tratta di un metodo giapponese che permette di realizzare grandi cose grazie a piccoli cambiamenti nel quotidiano. Direttamente dalle aziende giapponesi, ci aiuta a raggiungere i nostri obbiettivi. Vediamo come applicarla nella nostra vita professionale.

Cerchi sempre di migliorarti? Scopri il metodo Kaizen!

I principi del Kaizen

Kaizen” è una parola giapponese che racchiude due idee fondamentali:

  • 🕰️ Kai – il cambiamento
  • 🌿 Zen – il meglio

Si tratta di un concetto nato in Giappone negli anni 50 per aumentare la produttività dopo la Seconda Guerra Mondiale. Toyota ha sviluppato questo metodo grazie a Taaichi Ohno nell’ottica di un miglioramento continuo. Si cercano dei nuovi modi per fare meglio e si elimina tutto il superfluo per diventare più produttivi 💪! Ovviamente, ognuno al proprio ritmo.

Chi va piano, va sano e va lontano

È fondamentale migliorarsi poco a poco ma in maniera graduale per non perdere la motivazione. È proprio questo il punto che ci interessa di più! Parliamo di un miglioramento lento, senza cambiamenti improvvisi e brutali. Bisognerebbe focalizzarsi ogni giorno sull’eliminazione dei problemi incontrati per ottimizzare il metodo in cui lavoriamo.

Andare troppo veloce, in questo come in tanti altri campi, corrisponde spesso a un’altrettanta rapida perdita di motivazione 🙍‍♀️. Tra l’altro, questo è spesso il problema dei buoni propositi che ci prefissiamo a inizio anno. Sembra infatti che addirittura l’80% delle persone che si prefissano dei buoni propositi li abbandonino dopo appena un mese e mezzo! Una ragione in più quindi per cominciare il cambiamento in maniera graduale per non fallire. E ti consigliamo anche di dividere tutto in piccoli step per raggiungere più facilmente il tuo obiettivo 😎.

Come applicare il metodo Kaizen?

Masaaki Imai è l’autore di diversi libri che ci spiegano proprio come applicare questo sistema che ci aiuta a migliorarci. Una delle prime cose da tenere a mente è che bisogna essere sempre umili e capaci di mettersi in discussione sul lavoro. Un secondo aspetto fondamentale è non cercare sempre la perfezione, cosa che, alla lunga, ci sfinisce. Ecco perché l’ideale sarebbe identificare le difficoltà che incontriamo per essere capaci di risolverle una volta per tutte 🤔.

Una volta superati questi primi tre step, potremo cominciare il cambiamento cercando di creare una gerarchia delle nostre mansioni. Ovviamente, privilegiamo i progressi facili e rapidi! E soprattutto, non dimentichiamo la coesione con i colleghi, sia se sei il manager o un dipendente.

Le diverse tecniche Kaizen

Per applicare il metodo Kaizen al lavoro ci dono diverse tecniche. E menomale che esistono, altrimenti ci dovremmo mettere le mani tra i capelli!

Il ciclo PDCA

Il ciclo PDCA (“Plan – Do – Check – Act”, in italiano “Pianificare – Fare – Verificare – Agire") è il modo di stabilire un piano in 4 passi per vedere se la nostra nuova idea / obiettivo ci dà il risultato sperato:

  • Pianificare: si pianifica la strategia in base ai problemi precedentemente identificati;
  • Fare: si mette in atto la strategia
  • Verificare: si fa attenzione che tutto proceda secondo il programma e che non ci siano imprevisti
  • Agire: se c’è bisogno di qualche modifica, non si perde tempo!

Le 5S

Le 5S vengono dal giapponese: seiri, seiton, seiso, seiketsu e shitsuke. Lo scopo è quello di migliorare il nostro spazio di lavoro e, di conseguenza, il nostro benessere. Vediamone il significato:

  • Seiri: fare pulizia, sbarazzare lo spazio di lavoro;
  • Seiton: sistemare, ottimizzare;
  • Seiso: pulire lo spazio di lavoro;
  • Seiketsu: riordinare, prevenire sporco e disordine;
  • Shitsuke: essere rigorosi, incoraggiare l’auto disciplina.

I 5 perché

Permettono di trovare la causa dei problemi e di risolverli una volta per tutte. A tale scopo, è bene chiedersi cinque volte perché: la risposta al primo “perché” fa scaturire la seconda e così via:

Per esempio, siamo in ritardo su progetto:

  • Perché? Perché un collega non ha rispettato il planning.
  • Perché? Perché gli mancavano delle informazioni.
  • Perché? Perché non gli sono state date in tempo.
  • Perché? Perché il progetto è stato lanciato troppo tardi.
  • Perché? Perché la persona che doveva fornire le informazioni era assente e non è stata sostituita.

🙅‍♀️ Non si tratta di trovare un colpevole, ma di capire cosa è andato storto. In questo caso per esempio si tratta di un problema di sostituzione e di gestione dell'agenda. Questo esercizio può esserci utile per non farci sentire in colpa se non riusciamo a raggiungere i nostri obiettivi ed evitare così il malessere al lavoro. Indipendentemente dalla tecnica utilizzata, facciamo del nostro meglio per migliorarci 😌!

Il consiglio della redazione: farsi accompagnare

L’avrai ormai capito, il metodo Kaizen è ideale per migliorarsi giorno dopo giorno senza mettersi pressione. Sappiamo bene però che non è sempre semplice lanciarsi in questo percorso che prevede un’attenta analisi di sé e del proprio lavoro. Ti consigliamo di farti accompagnare da un coach per realizzare al meglio questo percorso, potrai notare i progressi già dopo le prime sedute.

🤗 Capirsi, accettarsi, essere felici... Qui e ora! 
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