Come imparare a stabilire le priorità sul lavoro?

Come stabilire le priorità quando tutto è importante?

Sì, è indubbiamente difficile stabilire le priorità quando tutto ci sembra importante! La chiave per capire cosa è più urgente fare è prendere un po’ le distanze per non sentirsi sommersi e andare dritti verso il burn-out. Per avere uno sguardo obbiettivo bisogna:

• Avere spirito d’osservazione;
• Analizzare la situazione;
• Avere le idee chiare;
• Impegnarsi.

Per riuscirci e saper stabilire le priorità bisognerebbe poi anche imparare a rallentare, come ci insegna il metodo Kaizen 🧘‍♀️. Il tempo ci permette di relativizzare e di vedere il grado di urgenza sotto un altro punto di vista.

Urgenza e importanza

Quando si lavora sempre su questioni urgenti, si commettono decisamente più errori a causa della fretta che, si sa, è cattiva consigliera.

Ponderare ed essere metodica saranno i tuoi migliori alleati per migliorare nella classificazione delle priorità delle attività da svolgere. A tal proposito, secondo la matrice di Eisenhower, esistono 4 tipi essenziali di attività:

• Urgenti 🔥
• Importanti ⚠️
• Non urgenti ➡️
• Non importanti ⏸️

➜ Questa matrice permette di analizzare le attività da svolgere per stabilirne la priorità. In secondo luogo, è necessario affrontare ogni tipo di attività.

I metodi per stabilire le priorità delle attività sul lavoro

Quando sappiamo stabilire la priorità delle nostre attività sappiamo anche determinarne il grado di urgenza, e non solo! L’organizzazione del tempo, la durata necessaria allo svolgimento di ogni attività e la flessibilità non avranno più segreti 🤓. Ecco i metodi che ci daranno una mano.

1) La “to-do list”

La famosissima “to-do list”! Per avere un’idea più chiara di tutto quello che dobbiamo fare bisogna scrivere tutto, anche le piccole cose che possono sembrarci banali 🤔. E possiamo anche scrivere i nostri impegni personali per raggruppare tutto!

➜ Per esempio potrebbe capitare di dover recuperare un pacco non lontano dal luogo di appuntamento con il prossimo cliente!

Quando avremo scritto tutto, la classificazione delle priorità si fa solitamente in funzione dell’urgenza, dell’importanza, della durata e delle conseguenze di ogni attività.

2) Identificare chiaramente gli obiettivi

Se dobbiamo organizzare le attività vuol dire che abbiamo un obiettivo da rispettare a lungo termine. Sarà quindi fondamentale chiarire bene gli obiettivi e tenerli sempre a mente 🔍. Così sarà più semplice per noi sapere cosa fare prioritariamente, ciò che è urgente o importante.

3) Frammentare gli obiettivi

Una volta identificati i macro obiettivi, basta frammentarli per identificare dei micro-obiettivi per raggiungere lo scopo finale. Si potranno quindi frammentare in maniera annuale, mensile o anche settimanale. A questo punto, potremo stabilire delle scadenze 📅.

4) Organizzare l’attività nel tempo

È arrivato il momento di stabilire se un’attività è urgente, ovvero prioritaria o no. Visto che dobbiamo fissare delle scadenze, avremo dei tempi precisi. Il metodo MIT (Most Important Talks) ci dà la possibilità di fissare 3 attività da terminare in giornata ✅.

➜ Per selezionarle, è bene chiedersi quali avranno un impatto maggiore sull’obiettivo finale?

5) Evitare le priorità concorrenti

Per evitare di perdersi dietro alla risposta ad una mail inattesa o a distrazioni varie ed eventuali è importante rispettare gli orari stabiliti. È importante fare pause regolarmente per essere efficaci. Sembra infatti che farle ci faccia distrarre di meno. Così come bisogna pensare alle priorità parallele, come la gestione delle mail. Dedicandogli un po’ di tempo ogni giorno, non sarà difficile integrarle nel planning.

6) Conoscere il proprio ritmo

Davanti alla “to-do list” e al planning, è facile farsi sopraffare dallo stress e dal malessere sul lavoro. Per evitare che succeda, abbi fiducia in te stessa 🤗. Solo conoscendosi bene ed essendo consapevoli di quanto tempo ci serve per svolgere una determinata attività si riesce nell’impresa. Ecco perché è necessario conoscere il proprio ritmo e rispettare le pause.

7) Non smettere di analizzare

Ciò che ci permette di migliorarci e stabilire le priorità è prendere le distanze. Solo così si può analizzare l’urgenza della attività, anche quelle che si aggiungono all’ultimo minuto.

E per avere il tempo di mettere in pratica di mettere in pratica questi metodi, perché non approfittare dell’estate in ufficio? Potrebbe essere una buona idea 😄!